Subasta inversa electrónica en la Ley N.° 32069 y su Reglamento: principales reglas y aspectos de aplicación

La Ley N.° 32069 y su Reglamento no tratan la subasta inversa electrónica como una puja abierta para cualquier compra. La regulan como una modalidad diferenciada dentro de la lógica de los procedimientos de selección competitivos, pero con reglas propias y bastante más exigentes de lo que a veces se cree. No basta con que la entidad quiera comprar más barato. Tampoco basta con que el bien o servicio sea frecuente. Como regla general, esta modalidad procede para bienes y servicios comunes que cuenten con ficha técnica, salvo los supuestos en que la propia normativa permite optar por otro procedimiento.

Ese es el punto de partida correcto. La subasta inversa electrónica no es una licitación pública abreviada ni una comparación de precios con lances. Es un procedimiento especial, pensado para bienes y servicios comunes, cuyo funcionamiento descansa en la estandarización del requerimiento, en la dinámica de lances sucesivos y en una revisión posterior de calificación que termina definiendo si el mejor precio realmente puede traducirse en buena pro.

En este artículo explicamos qué es exactamente la subasta inversa electrónica en la Ley N.° 32069 y su Reglamento, cuándo procede, cómo se desarrolla, qué errores suelen cometer las entidades al aplicarla y qué aspectos prácticos conviene tener claros para usarla bien.

Qué es realmente la subasta inversa electrónica en el nuevo régimen

La definición legal está en el literal g) del artículo 4 de la Ley. Ahí se establece que la subasta inversa electrónica es un procedimiento de selección utilizado por las entidades contratantes para la contratación de bienes y servicios comunes que cuenten con ficha técnica. La misma disposición añade dos elementos esenciales: los proveedores pujan y la competencia económica se ordena en función del menor precio ofertado.

Con solo esa definición ya aparecen varias ideas que vale la pena ordenar bien. La primera es que estamos ante un procedimiento de selección, no ante una herramienta complementaria ni ante una simple funcionalidad de plataforma. La segunda es que no sirve para cualquier objeto contractual, sino para bienes y servicios comunes. La tercera es que la definición legal no se agota en decir que gana el menor precio, porque remite al Reglamento para las especificaciones, excepciones y condiciones de uso.

Esto se conecta con el numeral 54.2 del artículo 54 de la Ley, que ubica a la subasta inversa electrónica entre las modalidades diferenciadas de los procedimientos de selección competitivos. A su vez, el numeral 54.3 del artículo 54 recuerda que, cualquiera sea el procedimiento competitivo aplicable, la adjudicación debe realizarse en favor de la oferta más conveniente para la entidad contratante conforme al principio de valor por dinero.

Aquí aparece una precisión importante. En subasta inversa electrónica, la competencia está orientada al menor precio. Pero eso no significa que el procedimiento quede fuera de la lógica del valor por dinero. Lo que ocurre es que la normativa parte de una premisa: si el bien o servicio ha sido previamente estandarizado mediante ficha técnica, la competencia por precio puede operar de manera razonable sin sacrificar la finalidad pública. Ahora bien, la buena pro no se agota en la puja, porque el Reglamento exige una revisión posterior de los requisitos de calificación antes de consolidar la adjudicación.

La ficha técnica no es un detalle: es la base del procedimiento

Si uno tuviera que señalar el corazón técnico de la subasta inversa electrónica, ese corazón sería la ficha técnica. El numeral 264.1 del artículo 264 del Reglamento dispone que, a través de la ficha técnica, se estandarizan los requerimientos de bienes y servicios comunes. Luego, el numeral 264.2 del mismo artículo establece que la ficha técnica es aprobada, modificada o excluida por el Jefe de Perú Compras mediante resolución publicada en la Pladicop.

La consecuencia práctica aparece en el numeral 264.3 del artículo 264 del Reglamento: los requerimientos de bienes y servicios que cuenten con ficha técnica se contratan mediante el procedimiento de selección de subasta inversa electrónica. Esto debe entenderse bien, porque en la práctica aquí suele aparecer el primer error. A veces se piensa que la ficha técnica es solo una referencia útil o un documento orientador. No es así. En este procedimiento, la ficha técnica cumple una función estructural: permite que el bien o servicio sea suficientemente uniforme como para que la variable decisiva pase a ser el precio.

Por eso también el numeral 96.2 del artículo 96 del Reglamento es tan importante. Esta disposición señala que, en el requerimiento de bienes y servicios comunes con ficha técnica, no se pueden incluir requisitos de calificación adicionales o diferentes a los contemplados en la propia ficha técnica o en los documentos de información complementaria, salvo que una normativa específica que regula el objeto de la convocatoria exija algún requisito obligatorio.

El mensaje es claro: la entidad no puede usar la subasta inversa electrónica y, al mismo tiempo, rediseñar el requerimiento hasta vaciar de sentido la estandarización. Si el objeto ya cuenta con ficha técnica, esa lógica debe respetarse.

¿La subasta inversa electrónica es siempre obligatoria si existe ficha técnica?

La respuesta correcta es: no siempre, pero en principio sí opera como regla, salvo los supuestos que la propia normativa prevé. El numeral 96.1 del artículo 96 del Reglamento dice que mediante subasta inversa electrónica se contratan bienes y servicios comunes que cuenten con ficha técnica, y añade que la utilización del procedimiento puede ser opcional u obligatoria conforme lo determine Perú Compras en el documento que aprueba la referida ficha.

Esto se complementa con el numeral 264.4 del artículo 264 del Reglamento, según el cual Perú Compras, al aprobar o modificar una ficha técnica, puede disponer que la utilización del procedimiento de selección de subasta inversa electrónica no sea obligatoria, supuesto en el cual la entidad contratante puede utilizar el procedimiento de selección que corresponda.

Pero el punto más interesante está en el numeral 264.5 del artículo 264 del Reglamento. Esa disposición permite que la autoridad de la gestión administrativa apruebe que no se utilice la subasta inversa para la contratación de un bien o servicio que cuenta con ficha técnica cuando, de la estrategia de contratación, se determine que existe el riesgo objetivamente sustentado de que no se presenten suficientes proveedores para realizar la puja correspondiente.

Esta regla merece una lectura práctica. La norma no está diciendo que la entidad pueda apartarse de la subasta inversa porque prefiere otro procedimiento o porque le resulta más cómodo. Lo que exige es un riesgo objetivamente sustentado de insuficiencia de proveedores para la puja. Dicho de otro modo, la excepción no es libre; tiene que descansar en una estrategia de contratación seria, documentada y capaz de explicar por qué la competencia electrónica no funcionaría adecuadamente en ese caso concreto.

Cómo se desarrolla la subasta inversa electrónica

La dinámica de este procedimiento tiene una lógica diferente a la de otros procedimientos competitivos, y ahí está uno de los aspectos que más conviene enseñar bien. El numeral 96.3 del artículo 96 del Reglamento establece que en la subasta inversa electrónica no se realiza la evaluación técnica de las ofertas y que la revisión de los requisitos de calificación se hace posteriormente a la evaluación económica.

Ese detalle cambia bastante el esquema mental del lector. En una licitación pública o en un concurso público, uno suele pensar primero en el cumplimiento técnico y luego en la dimensión económica. Aquí no. Aquí la competencia económica mediante lances viene primero, y la revisión de la calificación viene después.

El numeral 96.4 del artículo 96 del Reglamento desarrolla esa idea y dispone que la evaluación de ofertas económicas se realiza mediante lances en línea a través de la Pladicop, otorgándose la buena pro al postor que oferte el menor precio, conforme al procedimiento establecido en la directiva y las bases estándar.

A su vez, el numeral 74.3 del artículo 74 del Reglamento aclara que la fórmula general de puntaje económico no es aplicable a la subasta inversa ni a la comparación de precios. En estos casos, la evaluación económica consiste en establecer el orden de prelación de los postores, considerando que la adjudicación se orienta al menor monto ofertado.

Hasta ahí, el procedimiento parece simple: se puja y gana el menor precio. Pero ahí es donde suele aparecer otro malentendido. Quedar primero en la puja no significa, por sí solo, obtener la buena pro.

El numeral 96.5 del artículo 96 del Reglamento precisa que el oficial de compra revisa los requisitos de calificación de los postores que ocuparon los primeros lugares en el orden de prelación de la evaluación económica, sucesivamente, hasta identificar, de ser el caso, tres postores que cumplan dichos requisitos, asignándoles su orden de prelación final y otorgando la buena pro al primer lugar.

Eso significa que el procedimiento no termina con la puja. Después de la competencia por precio viene una verificación decisiva: comprobar si quienes quedaron en los primeros lugares cumplen realmente los requisitos de calificación. Si el primero no los cumple, se sigue con el siguiente. Y así sucesivamente, hasta identificar, de ser el caso, hasta tres postores calificados con su respectivo orden de prelación final. Ese detalle no es menor, porque esa prelación también resulta útil para las reglas posteriores de perfeccionamiento del contrato.

Un error frecuente: creer que aquí todo se reduce al precio

Ese es probablemente el error práctico más común. La subasta inversa electrónica sí está diseñada para adjudicar al menor precio, pero eso no quiere decir que todo lo demás desaparezca.

Lo primero que no desaparece es la necesidad de una adecuada estandarización previa. Si la ficha técnica está mal construida o si el objeto no era realmente común, la competencia por precio puede producir un resultado formalmente correcto, pero materialmente deficiente.

Lo segundo que no desaparece es la calificación posterior. La puja ordena económicamente a los postores, pero la buena pro solo puede consolidarse después de revisar si el primero, o eventualmente los siguientes, cumplen con lo exigible.

Lo tercero que no desaparece es el criterio de aplicación correcta del procedimiento. La subasta inversa funciona bien cuando el objeto está suficientemente estandarizado y el mercado permite una competencia real. Si esas condiciones faltan, usarla puede ser técnicamente incorrecto, aunque formalmente parezca posible.

Además, conviene no trasladar automáticamente a la subasta inversa reglas pensadas para otros procedimientos de bienes y servicios. Por ejemplo, el rechazo de ofertas por probable incumplimiento regulado en el artículo 132 del Reglamento no resulta aplicable a esta modalidad, conforme al numeral 132.7. Ese dato importa porque evita extrapolar mecánicas que responden a otra lógica de evaluación.

Cuándo se declara desierta una subasta inversa electrónica

El numeral 56.1 del artículo 56 de la Ley ya anticipa que la declaración de desierto en subasta inversa electrónica se rige por el Reglamento. Y ahí la norma ha sido bastante específica.

El numeral 96.5 del artículo 96 del Reglamento dispone que el procedimiento se declara desierto si solo un postor hubiera participado en la evaluación económica o si no se cuenta con al menos dos ofertas que cumplan con los requisitos de calificación.

Esto también debe explicarse bien, porque es un punto donde suelen aparecer dudas. No basta con que exista una oferta válida en términos absolutos. En esta modalidad, la competencia real es un elemento importante, y por eso la norma exige un mínimo que permita sostener la lógica de la puja. Visto así, el desierto en subasta inversa no se mide solo por la existencia de propuestas presentadas, sino por la existencia de una competencia económicamente operativa y de una calificación suficiente para sostener la adjudicación.

Luego, el numeral 96.6 del artículo 96 del Reglamento añade una regla práctica muy útil: si una subasta inversa electrónica se declara desierta, la siguiente convocatoria se realiza mediante el mismo procedimiento, salvo que la DEC sustente en el informe de declaratoria de desierto que existe un riesgo de que el procedimiento vuelva a declararse desierto. En ese caso, puede convocarse una licitación pública o un concurso público abreviado, según corresponda.

Esta regla es valiosa porque evita dos extremos. Por un lado, impide que la entidad abandone automáticamente la subasta inversa ante un primer desierto. Por otro, permite apartarse del mismo procedimiento cuando exista un sustento serio para pensar que insistir en él sería inútil.

La regla especial para productos farmacéuticos y dispositivos médicos

El artículo 301 del Reglamento incorpora una excepción importante para un ámbito particularmente sensible: los productos farmacéuticos y dispositivos médicos. Esta norma permite que, cuando se convoque una subasta inversa electrónica para esos productos y solo quede una sola oferta válida, pueda otorgarse la buena pro, pero solo bajo condiciones específicas. En otras palabras, se trata de una excepción sectorial a la regla general de desierto propia de esta modalidad.

Primero, el área usuaria debe sustentar ante la autoridad de la gestión administrativa la urgencia de la contratación, considerando el tiempo necesario para realizar un nuevo procedimiento y el impacto en los beneficiarios de la tecnología sanitaria a adquirir.

Segundo, debe llevarse a cabo una etapa de negociación con el proveedor que presentó la única oferta válida, a fin de que ajuste su oferta económica conforme a los precios referenciales determinados por la DEC en un contexto competitivo.

Tercero, si el proveedor no acepta actualizar su oferta, el procedimiento se declara desierto, y la entidad puede realizar la siguiente convocatoria a través de una licitación pública abreviada.

Esta regla confirma algo importante: la normativa sabe que hay sectores en los que una lectura demasiado rígida del procedimiento puede afectar seriamente el abastecimiento. Pero también deja claro que la flexibilización no es libre. Requiere sustento, aprobación, negociación y trazabilidad en la Pladicop.

Perfeccionamiento del contrato y apelación en subasta inversa electrónica

La subasta inversa electrónica también tiene reglas que conviene mirar más allá de la puja. El numeral 87.2 del artículo 87 del Reglamento establece que, en este procedimiento, el contrato puede perfeccionarse mediante la recepción de la orden de compra o de servicio, siempre que el monto de la contratación no supere el establecido para una licitación pública abreviada para bienes o concurso público abreviado y que la ejecución contractual no supere el año fiscal.

Esto significa que, en ciertos casos, el cierre contractual puede ser más ágil, aunque sigue sometido a las reglas generales del perfeccionamiento cuando corresponda.

Luego, los numerales 91.3 y 91.4 del artículo 91 del Reglamento recogen la lógica general de llamado sucesivo cuando no se perfecciona el contrato por causa imputable al postor adjudicado. Sobre esa base, el numeral 91.5 incorpora una precisión especial para la subasta inversa electrónica: si no se perfecciona el contrato con quien obtuvo la buena pro, se llama hasta el tercer lugar de prelación identificado en caso el segundo lugar no perfeccione el contrato. Esta regla especial debe ser tenida en cuenta por la entidad desde la propia revisión posterior de calificación, justamente porque esa revisión deja estructurada una prelación final útil para esa eventualidad.

Finalmente, el numeral 304.3 del artículo 304 del Reglamento regula el plazo de apelación en esta modalidad: cinco días hábiles siguientes a la notificación del otorgamiento de la buena pro, salvo que su cuantía corresponda a la de una licitación pública o un concurso público, en cuyo caso el plazo es de ocho días hábiles.

Qué deben cuidar las entidades contratantes al aplicar la subasta inversa electrónica

Aquí es donde el tema se aterriza de verdad. Lo primero que debe cuidar la entidad es no forzar el procedimiento. Si el objeto no encaja realmente en la lógica de bien o servicio común con ficha técnica, la subasta inversa pierde sustento técnico.

Lo segundo es respetar la ficha técnica. No puede usarse este procedimiento y al mismo tiempo intentar rediseñar el requerimiento con exigencias adicionales o diferentes sin base normativa.

Lo tercero es tomar en serio la estrategia de contratación. Si existen razones objetivas para pensar que no habrá suficientes proveedores para una puja real, la entidad debe sustentar ese riesgo y evaluar la excepción prevista por el numeral 264.5 del artículo 264 del Reglamento.

Lo cuarto es no confundir el primer lugar económico con la adjudicación automática. La revisión posterior de requisitos de calificación sigue siendo decisiva.

Y lo quinto es documentar bien la declaratoria de desierto cuando corresponda. El paso hacia una nueva convocatoria por el mismo procedimiento o por otro distinto no puede hacerse de manera intuitiva. Requiere sustento.

Conclusiones

La subasta inversa electrónica en la Ley N.° 32069 y su Reglamento sigue siendo, sin duda, un procedimiento de competencia por precio. Pero entenderla solo así es quedarse con una imagen demasiado pobre del régimen.

En realidad, se trata de una modalidad de selección competitiva que solo funciona correctamente cuando el objeto contractual ha sido estandarizado, cuando existe ficha técnica, cuando la puja se desarrolla sobre una base uniforme y cuando la entidad comprende que el menor precio necesita todavía pasar por una revisión posterior de calificación para transformarse en buena pro.

El punto de fondo es este: la subasta inversa electrónica no exige menos análisis que otros procedimientos; exige un análisis distinto. Su eficiencia no nace de simplificar la contratación, sino de apoyarla en un objeto previamente estandarizado y en una competencia real por precio. Cuando esa base falta, el procedimiento deja de ser una herramienta de eficiencia y empieza a convertirse en una fuente de distorsión y de errores evitables.

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